Retrospektywa to nie tylko coś co prowadzone jest w scrumie. Choć to w tym frameworku inspekcja i adaptacja zostały zakute w ramy konkretnego wydarzenia, nazwanego retrospektywą. Jednak w każdym sposobie pracy warto wprowadzić pewną refleksję nad tym jak pracujemy i co możemy poprawić. Dlatego też nie powinno dziwić, że grupa na retrospektywie może być większa niż 10 osób. Retrospektywa to przede wszystkim dobre narzędzie do wypracowania rozwiązań i wprowadzenia pętli informacji zwrotnej. Dzięki facylitatorowi, który nie jest uczestnikiem grupy możemy zapewnić bezstronność, pełne skupienie na prowadzeniu spotkania oraz przede wszystkim nie zabieramy ważnego głosu członka grupy. Według Marca Loeffler, autora “Agile. Retrospektywy w zarządzaniu standardami”:
“retrospektywa (łac. retrospectare — spojrzenie wstecz) jest przeglądem, analizą przeszłości. Retrospektywy (…) obejmują spoglądanie w przeszłość, ale to dopiero pierwszy krok. O wiele ważniejsze jest zdobywanie wiedzy i wyciąganie wniosków na podstawie tej aktywności. Ta wiedza i wnioski pomagają nam w czerpaniu mądrości z przeszłości i pozwalają odpowiednio się dostosować. Możemy uczyć się zarówno z sukcesów, jak i porażek. To, co robimy dobrze, często możemy robić jeszcze lepiej.”
Kiedy pierwszy raz miałam przeprowadzić retrospektywę w ponad dwudziestoosobowej grupie, i to w formule online, miałam wiele obaw. Jedną z rzeczy, które próbowałam zgłębić, to jak wydobyć sugestie, uwagi i zmiany w dużej grupie. Dlatego na podstawie moich doświadczeń przedstawię kilka ćwiczeń, które mogą pomóc Ci w przeprowadzeniu takiego spotkania.
Metoda jeden do wszystkich ma dużą szansę na niepowodzenie w licznych grupach. Najczęściej wtedy rozmowę dominuje kilka osób, a reszta się nie odzywa. Bądź w innej, często pojawiającej się opcji na nic nie starcza czasu, ponieważ zanim każdy się wypowie po zdaniu lub dwóch, to już mija 30 minut lub więcej. Moim ulubionym przykładem jest to, jak ktoś na spotkaniu około 30-osobowym zaczął rundkę na przedstawienie się uczestników. Całość trwała prawie godzinę, która była zmarnowana dla wszystkich.
Ważnym aspektem jest podział grupy na mniejsze zespoły. Można to zrobić poprzez klasyczny podział na różne pokoje (w opcji online), tak aby grupy były nie większe niż 5-6 osób. Dzięki temu zmniejszamy ilość uczestników dyskusji. Atmosfera staję się bardziej intymna. Każdy ma więcej czasu na wypowiedź. Zespół nie musi gonić, tylko może się skupić na rozmowie. Aby nie zamykać ludzi na takie same doświadczenia lub głosy, warto jest w trakcie całej retrospektywy przemieszać osoby między zespołami. Można to zrobić przechodząc do kolejnego ćwiczenia. Jednak jest jeszcze jedna opcja.
Zastosowanie world cafe. Jeśli każda grupa ma inny temat np. omawiają inny aspekt problemu, to w trakcie jednego ćwiczenia uczestnicy mogą przechodzić między grupami. W każdej grupie zostaje wcześniej wyznaczony lider, czy host, który potrzebny jest do zgromadzenia wypracowanej w grupie wiedzy i przekazania jej nowym uczestnikom. Dzięki temu zwiększamy szansę na wypracowanie nowych pomysłów poprzez danie przestrzeni na wypowiedzenie się dla każdego. World cafe bądź jego wersje są dobre na retrospektywie do wypracowania konkretnych rozwiązań. Mamy tu do czynienia z większą liczbą osób, więc nie jest to opinia tylko jednostki, ale jest zderzona z innymi. Polecam podczas retrospektywy, aby liderzy (hostowie stolików) również mieli okazję do zmiany zespołów, tak aby nie czuli, że coś tracą. W takiej sytuacji lider jest w grupie podczas dwóch rund, a potem idzie dalej. Z mojego doświadczenia w przypadku obszernych tematów możemy przeprowadzić nawet 6 rund. Jednak nie należy przesadzać, ponieważ im więcej rund, tym bardziej zespoły mogą być zmęczone, zwłaszcza jeśli liderzy (hostowie) stolików nie będą ich zmieniać. Ważne jest również, aby czas przeznaczony na każdą rundę nie był zbyt długi. W zależności od problemu 3 do 10 minut w zupełności wystarczą.
Innym sposobem na podział grupy na mniejsze części jest cocktail party. W tym wypadku dzielimy zespół na pary, które po kilku minutach wymieniają się ze sobą i krążą tak jak na przyjęciu. To narzędzie można wykorzystać podczas icebreakerów. Wtedy dajemy luźne tematy do rozmów. Może być to również pierwszy etap do wypracowania rozwiązań, które najpierw dyskutuje się w parach, a potem przechodzi się do większych grup, po to, aby jak najwięcej osób poznało jak największą liczbę pomysłów. Cocktail party jest dobre także przy wymienieniu się informacjami o tym, co wynieśliśmy z retrospektywy oraz do szybkich skojarzeń.
Zaznaczanie na skali, rysunku lub innym elemencie. Kiedy mamy dużą grupę warto zrezygnować z rundki. Jeśli chcemy sprawdzić coś, to warto sięgnąć po pytania zamknięte ze skalą “zgadzam się - nie zgadzam się”, „tak - nie” czy numeryczną 1-5 lub 1-10. Pozwoli to szybko zdiagnozować zespół i w łatwy sposób zaangażować wszystkich. Przykładowe ćwiczenie poniżej.
Ćwiczenie:
Facylitator odczytuje kilka zdań, z którymi uczestnicy mają się zgodzić lub nie. Wcześniej należy wykonać na tablicy (w miro, figmie, na kartce) rysunek kół, których jest tyle ile pytań. Każde koło odpowiada innemu pytaniu. Koło powinno składać się z kilku okręgów np. trzech okręgów, aby wyraźnie zaznaczyć środek, który oznacza zgadzanie się z podanym przez facylitatora zdaniem. Warto przygotować wcześniej także karteczki z imionami i nazwiskami uczestników. Następnie uczestnicy powinni umieścić karteczkę w samym środku, jeśli zgadzają się ze stwierdzeniem, a im mniej się z nim zgadzają, tym dalej od środka powinni ją umieścić. To ćwiczenie można zrobić również w sposób anonimowy, bez podpisywania karteczek. Poza karteczkami możemy użyć też różnego rodzaju znaczników, kształtów bądź magnesów. Zamiast okręgów można narysować skalę czy strzałkę bądź inny kształt.
Aspektem o którym nie możemy zapomnieć jest czas. W każdym planowanym przez nas zadaniu, kiedy dajemy się wypowiedzieć uczestnikom, a nie jedynie zaznaczać na wirtualnej lub fizycznej tablicy, powinniśmy uwzględnić, że na każdą osobę w grupie powinna przypaść minimum 1 minuta wypowiedzi. Starajmy się nie zapominać o tym, że grupa może być zmęczona. Jeśli wykonanie zadania zajmie 30 minut, a jego omówienie 20 to już mamy jedną godzinę, która przy intensywnej pracy i skupieniu uczestników może ich zmęczyć. Dlatego pamiętaj: najważniejszy jest cel. Czasami jedno lub dwa dobre ćwiczenia mogą być bardziej przydatne w wypracowaniu rozwiązania i kolejnych kroków niż 5-6 źle dobranych ćwiczeń. Jeśli retrospektywa ma trwać 2-4 godziny nie zapomnij o choćby krótkiej przerwie.
Innym aspektem, który należy uwzględnić podczas planowania retrospektywy dla dużego zespołu jest uwzględnienie jak będziemy podsumowywać zadania. W pewnym momencie, jeśli chcemy zebrać wiedzę wypracowaną w zespołach pojawia nam się aspekt działania jeden do wszystkich. Ważne jest tu zachowanie timeboxa. Powiedzenie, ile każdy zespół ma na przedstawienie owoców swojej pracy, i rozpoczęcie odliczania w widocznym miejscu. Jeśli dopuszczamy, aby pojawiły się pytania, to powinniśmy zaznaczyć, że miejsce na nie będzie po prezentacji i powiedzieć, ile będzie wynosić timebox na to. Dzięki temu omówienie zadania w trzydziestoosobowym zespole zajmie nam 9 minut, a z pytaniami do 18 minut. Jeśli jednak nie będziemy mierzyć tego czasu, to może się okazać, że samo omówienie wyniesie 30-45 minut i spowoduje znudzenie uczestników.
Pamiętając o tych elementach, przeprowadzenie retrospektywy dla dużego zespołu nie powinno być problemem. Powodzenia!